L’informatisation, ou la dématérialisation, des transactions économiques entre une entreprise et ses fournisseurs est appelée e-procurement. Ce type de service est utilisé par de nombreuses entreprises pour rationaliser leurs processus d’achat.
Les particuliers, ainsi que les entreprises et les sociétés, privilégient de plus en plus les achats en ligne. L’approvisionnement en ligne peut être beaucoup plus rentable pour une société que les méthodes d’approvisionnement traditionnelles. Les entreprises peuvent économiser beaucoup de temps et d’argent en numérisant et en automatisant le processus d’achat.
Qu’est-ce que l’approvisionnement électronique ou l’e-procurement ?
Le nom « e-procurement » est dérivé de l’anglais, le préfixe « e » signifiant « électronique » et « procurement » signifiant « approvisionnement ». Approvisionnement en ligne est la traduction française la plus largement acceptée, mais il en existe d’autres (solution d’achat en ligne, approvisionnement électronique, etc.)
L’e-procurement est le processus de centralisation de la gestion des fournitures et des achats d’une entreprise par le biais d’une plateforme internet. Il s’agit de mettre en place une solution logicielle pour faciliter la gestion des achats B2B (Business To Business) d’une entreprise. Par conséquent, les solutions d’e-procurement sont limitées au marché B2B et ne peuvent pas être utilisées à des fins personnelles.
La distinction entre un achat en ligne traditionnel et une solution d’e-procurement réside dans l’intégration de fonctions qui permettent aux entreprises de rationaliser, voire d’automatiser complètement, certains processus d’achat. Il est possible, par exemple, d’intégrer le flux de validation des commandes de l’entreprise ou d’utiliser des solutions d’affacturage.
Les solutions d’e-procurement sont devenues nécessaires au fil du temps, notamment parce que certains logiciels ou outils informatiques ne peuvent être acquis qu’en ligne. Vous pouvez en savoir plus sur l’e-procurement sur le site d’inmac wstore qui traite bien du sujet.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
Dans la plupart des cas, les solutions d’e-procurement sont connectées à l’ERP de l’entreprise sous la rubrique « achats ». Cette application permet de passer des commandes à partir des catalogues en ligne des fournisseurs après le processus de négociation (ou « sourcing »).
Le processus d’achat d’une solution d’approvisionnement électronique peut être décomposé en trois parties.
La sélection des produits et services. Le service des achats de l’entreprise consulte des catalogues ou visite directement les sites Web B2B des fournisseurs. Cela lui donne une vue d’ensemble de l’offre des fournisseurs et lui permet de sélectionner les produits souhaités en quelques clics.
La transmission doit être commandée. La commande est soumise au fournisseur automatiquement et rapidement.
La facture est reçue. Dès que possible, l’entreprise reçoit une facture (sous la forme d’un document électronique PDF). Ensuite, l’entreprise règle la facture en utilisant les options de paiement de la solution e-procurement (paiement direct, affacturage…).
Il s’agit, en simplifiant, d’un fonctionnement similaire à celui des plateformes de commerce électronique individuelles, et donc relativement simple. Un système d’e-procurement, en revanche, vous permet d’intégrer et de gérer cet approvisionnement en fonction de votre business plan. Cela est dû aux fonctions de gestion d’entreprise qui permettent l’intégration d’un flux de travail d’achat soigneusement défini, automatisant une partie du processus d’approvisionnement.
Le personnel chargé des achats de l’entreprise peut parcourir les catalogues en ligne des fournisseurs et comparer les offres à l’aide de l’e-procurement. Conformément au protocole de validation des achats de l’entreprise, cette équipe d’acheteurs effectue les achats immédiatement en ligne. Les fonctions intégrées de la solution d’approvisionnement électronique facilitent le paiement et la facturation en créant automatiquement des factures numériques.
L’approvisionnement électronique facilite la procédure d’achat de l’entreprise, de la recherche de fournisseurs au paiement, ce qui lui fait gagner beaucoup de temps.
Les bénéfices de l’e-procurement
L’approvisionnement électronique présente un certain nombre d’avantages, tant pour l’organisation qui passe la commande que pour le fournisseur des biens et services. Un système d’approvisionnement électronique simplifie la gestion des contrats et des factures pour les fournisseurs tout en améliorant l’engagement avec les clients.
Les avantages de l’approvisionnement en ligne pour l’organisation sont nombreux :
Recherche d’offres. La découverte et la comparaison des offres des fournisseurs sont facilitées par les catalogues en ligne. Les commandes passées via un catalogue en ligne sont plus personnalisées et configurables que celles passées via un catalogue traditionnel.
L’automatisation. En concevant un flux de travail, les technologies d’approvisionnement électronique vous permettent d’automatiser le processus d’achat. Ainsi, l’équipe chargée des achats n’a plus besoin d’effectuer cette opération manuellement.
Cela vous permet de gagner du temps. Le temps nécessaire pour se rendre chez le fournisseur est réduit grâce à l’approvisionnement numérique, qui supprime une partie de la paperasserie administrative. L’entreprise peut passer des commandes plus rapidement avec l’approvisionnement électronique qu’elle ne pourrait le faire avec une approche d’achat traditionnelle. Aucun rappel ou retard postal ne peut faire dérailler l’achat car il est validé et facturé pratiquement instantanément.
Gain en termes d’argent : Les coûts de transaction sont minimisés car l’approvisionnement électronique nécessite moins de main-d’œuvre (avec des prix jusqu’à quatre fois inférieurs par transaction). Les économies réalisées par rapport aux achats traditionnels peuvent être substantielles.
Transparence. En général, les catalogues en ligne contiennent des informations plus nombreuses et de meilleure qualité que les catalogues traditionnels. Il n’est pas nécessaire d’attendre une nouvelle version du catalogue papier car les descriptions et les fiches techniques des produits sont mises à jour en temps réel. La technologie numérique permet également de fournir toutes les informations pertinentes sur un produit et de remédier rapidement à toute erreur. Le catalogue en ligne permet également au personnel chargé des achats de filtrer les produits en fonction de leurs caractéristiques, ce qui leur permet de trouver rapidement des offres intéressantes pour l’organisation.
